Por Omar Huerta
De manera paulatina, los edificios de oficinas han comenzado a ocuparse de nuevo. Los hogares dejaron de ser las ya no tan improvisadas oficinas de varios millones de personas alrededor del mundo. El teletrabajo pasó de ser una utopía a la única forma segura de trabajar. El regreso a clases de manera presencial reactivó a los Facility Managers del ramo escolar. En el ínter, los Edificios de Oficinas debieron de ser mantenidos ya que todos estábamos a la expectativa del regreso. Dicho retorno ocasionó todo tipo de reacciones, desde ansiedad, miedo hasta alegría de volver a ver a los compañeros de trabajo.
El facility manager cobró un rol protagónico en la toma de decisiones en las corporaciones sobre el cómo y cuándo regresar a las oficinas. Las reuniones entre departamentos clave como recursos humanos, legal y finanzas en conjunto con el facility manager se hicieron cada vez más frecuentes.
La dicotomía entre si un espacio era seguro o no para regresar fue durante meses el centro de atención en las conversaciones de los facility managers.
La responsabilidad del facility manager en la sustentabilidad de las edificaciones
La data es contundente, más del 40% de las emisiones de CO2 provienen de las edificaciones y el rol del facility manager es crucial para la reducción de éstas. Si bien existe un buen avance en la concientización sobre el uso adecuado de los recursos aún hay un buen camino por andar en este ámbito.
A continuación enlistamos una serie de recomendaciones a considerar en las edificaciones (indistintamente del uso que tengan) para la reducción de emisiones de CO2.
BMS
El Building Management System (BMS, por sus siglas en Inglés) o Sistema de Administración de Edificio es el cerebro que administra y controla los sistemas periféricos de las edificaciones. En caso de no contar con uno se recomienda evaluar la inversión en el mismo ya que tiene beneficios como la programación del encendido y apagado de los equipos de aire acondicionado, iluminación entre otros. La generación de reportes energéticos a través del BMS siempre serán de gran utilidad para la toma de decisiones sobre el uso eficiente de los recursos.
Sistemas eléctricos
La mayor parte del gasto en una edificación es en energía eléctrica, por lo que algunas sugerencias por considerar para el ahorro son:
- Realizar una revisión a detalle de los equipos desde subestaciones, transformadores primarios y secundarios así como tableros eléctricos (siempre con las reglas de seguridad para evitar cualquier riesgo). Existen varias metodologías y tecnologías para la realización de estos análisis. La termografía es recomendada para visualizar puntos calientes (lo cual nos puede indicar o bien un mal apriete de algún borne o una línea sobrecargada). Se recomienda considerar que un buen balanceo de cargas ayudará a dar mayor vida a los equipos de una edificación y evita el riesgo de corto circuito.
- Otra tecnología que es parte del mantenimiento predictivo es el análisis de vibraciones mecánicas. Esta tecnología nos ayuda a detectar desbalanceo mecánico en ventiladores o rodamientos en chumaceras que requieren de cambio. Cualesquiera de estos generan un consumo innecesario de energía eléctrica.
- En caso de tener equipos que ya estén cerca de cumplir su tiempo de vida (considerando las recomendaciones del fabricante) es oportuno pensar en la sustitución de estos equipos dentro del proceso de Capex (Capital Expenditure, por sus siglas en Inglés). La tecnología hoy día considera mejoras en los equipos de control, lo cual repercute directamente en el consumo eficiente de la energía y por ende en la emisión de CO2. La tecnología cada vez es más avanzada en la fabricación de componentes electrónicos y la reducción del consumo eléctrico es inminente, es decir, un equipo que se adquirió hace 10 años, si se compra su versión actualizada es altamente probable que su consumo eléctrico sea menor e incluso que la inversión de dicho equipo tenga un retorno de inversión corto debido a su bajo consumo energético.
La mayor parte del gasto en una edificación es en energía eléctrica
Sistemas HVAC
Los sistemas HVAC tuvieron un papel protagónico durante la pandemia. Hubo desde edificaciones que cambiaron el tipo de filtros que tenían instalados por unos de poro más cerrado hasta aquellos que instalaron tecnologías de Luz UV.
El mantenimiento a dichos equipos cobró mayor auge ya que como sabemos éstos son los que suministran el aire nuevo a las edificaciones así como el enfriamiento o calentamiento del espacio circundante. Se recomienda adquirir equipos que cuenten con tecnología moderna que solo use refrigerantes que no dañen la capa de ozono. De esta manera estaremos colaborando con el medio ambiente.
Es prioritario hacer una exhaustiva revisión de toda la ductería del HVAC para detectar fugas o ahorcamientos que impidan el uso eficiente del aire frío o caliente. Un tema que generalmente se pasa por alto es el del buen balanceo térmico de las edificaciones. La mayoría de los edificios modernos cuentan con un aislamiento térmico a través de sus ventanas lo cual hace la labor de enfriarlos más sencilla comparada con hace un par de décadas.
Los sistemas HVAC tuvieron un papel protagónico durante la pandemia
Ahora el facility manager tiene mayor responsabilidad en la toma de decisiones sobre los equipos que serán instalados en las edificaciones así como la manutención de los mismos. Los análisis de la calidad del aire han cobrado mayor demanda para asegurar que el ambiente sea el idóneo para dar una excelente experiencia al usuario. En algunos espacios se llegaron a instalar medidores de CO2 para poder tener algún parámetro de correlación entre la cantidad de oxígeno, el desplazamiento de éste por CO2 y el covid-19.
Sistema hidrosanitario
Este sistema, vital para el correcto funcionamiento de una edificación, también tuvo un impulso interesante en términos de higiene. Ahora existe una mayor preocupación por tener sistemas de filtrado que aseguren que el agua que llega a los usuarios finales no solo sea de mejor calidad, sino inclusive sea para consumo humano.
Se recomienda también la revisión de todo el sistema, desde las bombas de baja y alta presión hasta las salidas (pasando por la tubería) ya que hubo meses de estancamiento del agua en las edificaciones.
Un correcto lavado de cisterna para el retiro de la sedimentación de meses es prioritario en el manejo del facility manager.
Servicio de limpieza
El servicio de limpieza es uno de los que tuvo mayor atención después de la pandemia. Si antes de la pandemia ya era un servicio estratégico, ahora lo es aún más. Este servicio es crucial para la correcta administración de una edificación así como de brindar un ambiente seguro y saludable para los usuarios finales. La mano de obra de este rubro se volvió más especializada e inclusive comenzó a escasear.
Diversas compañías, además de brindar el Servicio de Limpieza, ahora están brindando el servicio de nebulización o desinfección.
Separación y reciclaje de residuos
La separación y reciclaje de residuos es una labor primordial para la disminución en emisiones de CO2. Se recomienda poder crear una campaña de comunicación hacia los usuarios donde se establezcan los parámetros bajo los cuales se hace la separación. La concientización de los usuarios sobre el uso racional de los recursos es lo que hará la diferencia entre las culturas organizacionales e inclusive jugarán un rol estratégico en la atracción y retención de talento.
Por otro lado, el entrenamiento a los equipos de limpieza de acuerdo a las legislaciones locales es de vital importancia ya que solo así se podrá tener un modelo eficiente que ayude a tener una correcta disposición.
La sinergia entre cultura organizacional, equipos de limpieza y las campañas de comunicación efectivas hacia los usuarios será en lo que las compañías estarán enfocándose en los meses venideros.
RETOS Y OPORTUNIDADES DEL FACILITY MANAGEMENT EN EL MERCADO MEXICANO
Economía
Es innegable que la inflación acumulada no solo a nivel México, sino a nivel mundial está muy por encima de lo que había sucedido en años anteriores. Este componente económico tiene un impacto directo en los costos de operación de las edificaciones (tanto en servicios como en consumibles). El primer reto es entonces mantener la calidad del servicio mientras se consiguen a la par eficiencias operativas y ahorros.
Existe un impacto directo a los equipos de trabajo por el incremento en el costo de vida ya que el transporte así como la gasolina han tenido incrementos que soslayan la dinámica que teníamos pre pandemia. El talento humano estará buscando trabajar en lugares donde se pueda llevar a cabo un modelo híbrido o inclusive que el recinto laboral esté cercano a sus hogares.
Espacio
Un reto adicional es que al tener menos usuarios en las edificaciones, algunas compañías han optado por devolver área rentable, reduciendo así su portafolio de real estate, y por ende, la administración de edificaciones. Y es precisamente aquí donde el rol de facility manager cobra un nuevo cariz y protagonismo pues el reto ahora es la optimización de recursos, generalmente traduciéndose en recolocación y reducción de equipos de limpieza y servicios aledaños al facility manager.
Con el pasar de los meses, las compañías han comenzado a ser más flexibles en cuanto a las medidas de pandemia, incluso a retirar medidas que hasta hace unos meses eran muy estrictas. Con el incremento del índice de vacunación y la disminución de la mortandad de las diferentes variantes de Covid-19 ahora vemos como cada vez más los usuarios se reúnen para tener sesiones de trabajo en persona, conversar sobre un proyecto, o simplemente una buena charla sobre el fin de semana.
Los espacios ahora serán aún más abiertos, más colaborativos, más dinámicos y cada vez más preocupados por el bienestar de los usuarios en las edificaciones. Habrá un auge en la no asignación de lugares, sino en la ocupación de lugares mediante un sistema de reserva.
Talento
La pandemia nos mostró la importancia del facility manager dentro de la toma de decisiones en las compañías. Corporaciones que antes no tenían un departamento de facility management se percataron de que ahora necesitaban de un grupo de profesionales que les ayudara a mantener sus edificaciones con un mantenimiento apropiado y que sobre todo pudieran traer al mundo corporativo su visión para mejorar la experiencia del usuario.
El facility manager del futuro será el que pueda liderar un equipo no solo multidisciplinario, sino multigeneracional
Las compañías serán cada vez más incluyentes en la contratación del talento. El facility manager del futuro será aquel que pueda liderar un equipo no solo multidisciplinario sino multi generacional; es ahí donde reside la ventaja competitiva en los años venideros.
Ergonomía
Al inicio de la Pandemia, los lugares para trabajar en casa fueron improvisados con las sillas o sillones que había al alcance. Las sillas no contaban con los aspectos ergonómicos como nivelación de altura, soporte lumbar, ruedas, etcétera. Las labores cotidianas se hacían con las laptops y fueron pocas las personas que contaban con monitores para poder tener una postura ergonómica.
Pensemos que fueron en promedio dos años los que la gente tuvo que trabajar bajo estas condiciones. Ahora existe un enfoque en poder regresar a las oficinas considerando aún más que los usuarios estén en un ambiente ergonómico que no solo incluya su lugar de trabajo (estación y silla) sino también la iluminación con la que trabajan.
Conclusión
El mundo del facility manager post pandémico estará lleno de oportunidades de desarrollo para aquellos que sepan ser flexibles a los cambios económicos y tecnológicos.
Omar Huerta se ha desempeñado como Director de Cuentas a nivel América Latina dentro del área de Facility Management desde el 2014 y cuenta con 21 años de experiencia liderando equipos multidisciplinarios en los servicios de Soft, Hard y Alimentación. Es egresado del ITESM-CEM donde estudió Ingeniería Mecánica Electricista y cuenta con certificación Green Belt en Six Sigma. Es socio fundador del IFMA Mexico Chapter.
