Incluso en una situación pandémica, el facility management puede incorporar aportes sustanciales a todo tipo y tamaño de organización.
José Antonio Valadez
Tras la aparición de la enfermedad de la covid-19 y la contingencia sanitaria, algunas de las medidas tomadas por organizaciones públicas y privadas fue enviar a trabajar a casa a las personas que pudieran hacerlo, o bien, acatar las órdenes de las autoridades de suspender sus actividades, por lo que oficinas corporativas, escuelas y algunas plantas de producción industrial quedaron parcial o totalmente vacías. Por otro lado, las mismas autoridades definieron una lista de actividades esenciales que podían seguir funcionando durante la emergencia sanitaria.
Durante este proceso, algunas organizaciones se dieron cuenta que no estaban preparadas para enfrentar una crisis como ésta. No sólo tenían que resolver los temas relacionados con su capital humano en poco tiempo, sino con el mantenimiento y buen funcionamiento de sus inmuebles mientras pasaban la cuarentena en desuso, o en el caso de las actividades esenciales (hospitales, centros de salud, tiendas de autoservicio, bancos, laboratorios, entre otros) funcionaran al 100 por ciento con las medidas de higiene y distanciamiento físico, impuestas por las autoridades en ese momento.
De haber contado con los servicios de expertos en facility management (FM) quizá todo habría sido menos estresante y las empresas hubieran enfocado sus esfuerzos en resolver las cuestiones relacionadas con su core business, dejando en manos de los expertos el funcionamiento de sus inmuebles y servicios.
¿Cuáles son las funciones del facility management y qué beneficios ofrece?
La función principal de este servicio es desarrollar y perfeccionar las estrategias corporativas relacionadas con los recursos inmobiliarios, de innovación, renovación y optimización de cierta infraestructura, asegurando que todo esté disponible y en buen funcionamiento. Su objetivo principal es buscar que los ocupantes de los edificios puedan desempeñar bien sus labores, lo que conduce a mejorar la productividad de las personas y las empresas.
Sin embargo, para sorpresa de muchos, el FM no sólo implementa estrategias para disponer de espacios inmobiliarios confortables e infraestructuras y servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de las actividades de los usuarios, también tiene la capacidad de anticiparse a eventos inesperados y desarrollar planes estratégicos –siempre trabajando en equipo con el cliente– que tengan como objetivo principal mantener la continuidad de la empresa.
Un facilitador de servicios no espera la llegada de una crisis para actuar, tiene claro cómo debe hacerlo en caso de que una se presente, por lo que de manera previa repara en las siguientes acciones:
• Define equipos de toma de decisiones.
• Establece mecanismos de comunicación eficaz para los empleados, clientes y proveedores.
• Desarrolla estrategias para mantener en buenas condiciones el estado físico y mental de los colaboradores.
• Propone acciones que mitiguen los riesgos como, por ejemplo, la incapacidad de poder reanudar la operación o producción a corto plazo.
• Diseña planes de respuesta ante riesgos generados en las cadenas de suministro.
• Actualiza continuamente los mecanismos de gestión de riesgos.
De igual modo, un experto en FM debe persuadir a las empresas para que consideren la posibilidad de ajustar sus presupuestos y planes de ejecución ante escenarios de contingencias.
En el contexto actual, las empresas tienen que empezar a considerar contar con este tipo integral de servicios. Al mismo tiempo, el facility management debe fortalecer su función con la implementación de nuevas herramientas tecnológicas y personal técnico calificado que garanticen en cualquier momento y circunstancia la disposición de los servicios. Por ejemplo, sistemas de monitoreo remoto o dispositivos que vigilen el estado físico de los colaboradores ante cualquier tipo de eventualidad.
Cabe destacar que un FM debe ofrecer servicios más completos, que incluyen tecnología infrarroja para detectar cambios en la temperatura física del personal, así como sanitización y desinfección programadas de forma automatizada, que ayudan a garantizar el sano desarrollo de las actividades propias de la organización, sin afectar su infraestructura y labores cotidianas. También facilita el uso de plataformas y aplicaciones que sirven para revisar cómo está comportándose un aire acondicionado, dar soporte a un site, poner en marcha una planta de emergencia o monitorear una cámara en un edificio corporativo, a larga distancia, entre otras actividades.
José Antonio Valadez
